Управление проектами

ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ?

Глоссарий Качества: Управление проектами

Управление проектами определяется как совокупность методов для предложения, планирования, реализации, управления и оценки проектов в сочетании с искусством управления людьми. Это применение знаний, навыков, инструментов и методов к широкому кругу видов деятельности для удовлетворения определенных требований конкретного проекта.

Хотя существует много методов и инструментов управления проектами, есть значительные различия в их реальном применении. Например, крупный, сложный, многолетний строительный проект сильно отличается от 12-месячного внедрения системы менеджмента качества ISO 9001 или 3-месячного проекта по усовершенствованию процессов и модернизации оборудования.

Базовые принципы применяются во всех ситуациях, однако методология управления проектом должна быть применена так, чтобы соответствовать пропорции выгод и затрат для каждой ситуации. Менеджеры часто не используют инструменты и методы планирования проекта, соответствующие ожидаемым результатам и имеющимся ресурсам.

‍

5 ЭТАПОВ ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОЕКТА

Жизненный цикл проекта состоит из пяти этапов.

‍

Этап 1: Визуализация, получение согласия и запуск проекта

Эффективный способ реализовать проект или идею - это связать их с тем, что важно для человека или группы людей, к которым вы ищете подход, и продемонстрировать, что вы запрашиваете их мнение. Поступая таким образом, они могут помочь вам сформировать верную концепцию.

‍

Этап 2: Планирование проекта

Предполагая, что концепция проекта и его достижимость уже определены, цикл «планируй-проверяй-действуй» (см. рисунок ниже) непосредственно применяют к планированию и управлению проектом.
‍

‍

Этап 3: Проектирование процессов и конечных итогов

Когда проект утвержден, команда может приступить к разработке его наполнения вместе с людьми или предметами, необходимыми для реализации плана.

Процесс проектирования включает в себя определение:

• измерения;
• методов мониторинга;
• протоколов отчетов о состоянии проекта;
• критериев оценки;
• проектов конечных процессов и результатов;
• графиков реализации.

‍

Этап 4: Реализация и сопровождение проекта

Проектная группа может также реализовать проект, возможно, с помощью дополнительного персонала. Пробная или тестовая реализация может использоваться для проверки хода проекта и результатов, чтобы определить, соответствуют ли они поставленным целям.

Используя запланированные методы отчетности, команда по внедрению отслеживает ход проекта и сообщает о его статусе соответствующим заинтересованным сторонам на определенных этапах. Промежуточные результаты также могут быть сообщены заинтересованным сторонам. Команда внедрения вносит любые необходимые и согласованные исправления.

‍

Этап 5: Оценка и закрытие проекта

Команда внедрения официально закрывает проект, когда запланированные задачи выполнены.

Оценки проводятся для определения ряда критериев:

• Соответствие достигнутого запланированному;
• Фактические задачи и события в сопоставлении с запланированными;
• Использованные ресурсы: реальные и предполагавшиеся;
• Уровень расходов (в соответствии с планом);
• Организационные результаты в сравнении с запланированными; а также любые незапланированные результаты;
• Эффективность команды планирования (опционально);
• Эффективность команды внедрения (опционально);
• Составление проектных документов, оценка и анализ опыта.

После всех этапов оценки проект официально закрывают. Участникам выражается поощрение за их вклад, и команда распускается.

Для некоторых проектов организации оценивают результаты реализации проекта только через несколько месяцев после завершения проекта.

‍

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА VS ИТОГИ

Часто термины управления «результаты» и «итоги» используются как синонимы. Однако это не совсем корректно.

• Итоги определяются как то, что производит проект. Это могут быть, например, оптимизация процесса, установка новой машины, сравнительный анализ. Итогами самого процесса команды могут быть планы проекта и сопроводительные документы, отчеты о состоянии и тому подобное.
  ‍
• Результаты определяются как влияние, которое реализация проекта оказывает на всю организацию, и они должны поддерживать ее стратегическое направление. Результаты могут состоять из ощутимых улучшений в удовлетворенности клиентов, росту или снижению прибыли или затрат, улучшения положения на рынке и проникновения на рынок и т. д. Для простоты понимания результаты обычно выражаются в цифровых эквивалентах прибыли (валюта).